منوی بالا را از قسمت نمایش -> فهرست انتخاب کنید

ای.آر.پی. نمیخواهم، جایگزین چیست؟

حسن ابوالحسنی

ای.آر.پی. نمیخواهم،

جایگزین چیست؟

مقدمه

دهه ۹۰ میلادی را میتوان عرصه تاخت و تاز سیستم های ای آر پی (ERP) دانست. پس از ایجاد سیستم های اطلاعاتی بصورت گسترده در دهه ۸۰ میلادی، احساس نیاز به اتصال آنها و پوشش کامل سازمانها تحت یک سیستم یکپارچه که پروسه های درون سازمان را پوشش دهد شدت گرفت. بر این اساس شرکتهای پیشرو مثل اس.ای.پی (SAP) و اوراکل (ORACLE) سیستم های نرم افزاری تحت عنوان ای.آر.پی ارایه دادند که بسیار فریبنده بودند. بوسیله این نرم افزارها انبار، فروش، حسابداری و واحدهای دیگر یک سازمان از یک نرم افزار واحد که دارای ماجولهای خاص برای هر واحد است استفاده کرده و بدین ترتیب از دوباره کاری و ناسازگاری جلوگیری شده و در عین حال اطلاعات به روز و مفیدی در اختیار مدیران برای تصمیم گیری بهتر قرار می گیرد.

در عمل، اما شرکتها برای بهره مندی از این ویژگیها نیاز به تغییراتی در ساختار و پروسه های خود دارند تا آنها را مطابق آنچه در ای.آر.پی ها بعنوان «بهترین تجربه»ها (Best Practices) شناخته می شوند در آورند. مشکل دیگر جایگزین کردن سیستم های اطلاعاتی موجود با یک ای.آر.پی و آموزشهای لازم به کاربران است.

اگر چه برای موسساتی ممکن است مزایای پیاده سازی یک ای.آر.پی بر مشکلات اشاره شده غلبه داشته باشد ولی سازمانهایی هم هستند که برای آنها چنین نیست و یا در راه پیاده سازی ای.آر.پی موفق نبوده اند.

آیا راه حل جایگزینی وجود دارد؟ این مقاله سعی دارد به این سوال پاسخ گوید و نشان دهد چگونه میتوان با استفاده از یک راه حل براساس تکنولوژیهای ایجاد شده از ابتدای قرن بیست و یکم اکثر مزایای ای.آر.پی ها را داشت و از معایب آنها دوری کرد.

معماری سرویس گرا (Service oriented architecture)

این معماری با گسترش اینترنت و نیاز سازمانها به اتصال به عملکردهای ارایه شده بوسیله سازمانهای دیگر ایجاد شد. اما امروزه بصورت یکسانی برای تعاملات بین سیستم های اطلاعاتی درون سازمانی نیز میتوان از آنها بهره برد.

‌در این معماری، سیستم های اطلاعاتی یک سازمان را در حالت انتزاعی می توان در سه لایه زیر در نظر گرفت:

۱- لایه  اطلاعات:  اطلاعات در  یک سازمان دربانکهای اطلاعاتی؛ مستندات متنی و تصویری ؛ ای میل ها؛  و غیره ذخیره میشود. معمولا برای هر دسته از این اطلاعات کاربردهایی وجود دارد که استفاده کنندگان بوسیله آنها میتوانند به آنها دسترسی داشته باشند. این کاربردها میتوانند پکیج های آماده یا ساخته شده بصورت سفارشی برای سازمان باشند.

۲- لایه سرویس ها: سرویسها قطعه برنامه هایی هستند که امکان دسترسی به اطلاعات را برای کاربردها یا سرویسهای دیگر فراهم می کنند. این کاربردها و یا سرویس ها ممکن است درون سازمان یا برون آن باشند و با داشتن حق دسترسی تعریف شده بتوانند از سرویسهای ارایه شده بهره گیرند. بعنوان مثال گوگل سرویسی دارد که از طریق آن میتوان در برنامه های کابردی به ای میل ها دسترسی داشت و یا ای میلی ارسال نمود.

۳- لایه واسط های کاربری: واسط های کابری به استفاده کنندگان اجازه بهروری از اطلاعات سازمان برای انجام کارهایشان را میدهند. بطور سنتی واسط های کاربری مستقیما به بانکهای اطلاعاتی متصل می شدند ولی در یک معماری سرویس گرای مطلق از طریق سرویسهایی که بر روی لایه اطلاعات سوار هستند به اطلاعات دسترسی خواهند داشت. مزیت ایجاد یک لایه سرویس مستقل از واسط کاربری این است که با تغییر واسط کاربری و یا اضافه شدن واسط کاربری جدید نیازی به تغییرات گسترده در برنامه ها نخواهد بود.

بی.پی.ام.اس (BPMS) بعنوان رهبر ارکستر

یکی از مزایای اصلی ای.آر.پی ها استفاده از سیستمهایی تحت عنوان «مدیریت فرایندهای کسب و کار» است که بوسیله آنها ارتباط بین ماجولهای مختلف برقرار می شود. با توجه به اینکه ماجولها همه بوسیله یک شرکت ایجاد و با هم متصل هستند فرایند ها نیز براساس آنچه بعنوان «بهترین تجربه» ها شناخته می شود ساخته شده اند. اگر چه استفاده از فرایندهای ایجاد شده بر اساس بهترین تجربه ها از لحاظ تئوری میتواند کارایی  را در یک شرکت افزایش دهد ولی از طرف دیگر نیازمند تغییر در فرآیندهای شرکت است.

بی.پی.ام.اس ها امروزه مستقل از ای.آر.پی. ها وجود دارند که میتوان آنها را برای فرآیندهای موجود سازمان بکار گرفت و از این جهت برای سازمانهایی که قابلیت تغییر در فرآیندها را ندارند مناسب تر هستند. در واقع اگر ای.آر.پی لازم دارد که شما خود را با آن منطبق سازید ولی بی.پی.ام.اس ها اجازه میدهند تا نرم افزار ها خود را با فرایندهای شما مطابقت دهند.

کاری که یک بی.پی.ام.اس. می کند را میتوان به کار رهبر یک ارکستر تشبیه کرد که نرم افزارهای موجود را در جهت انجام یک عملکرد به خدمت می گیرد.

بعنوان مثال در یک فرآیند فروش بی.پی.ام.اس با دریافت درخواست اطلاعات لازم را به نرم افزارهای حسابداری و انبارداری میفرستد تا اطلاعات خود را بروز رسانی کرده و سپس ای میلی به خریدار فرستاده تا او را از تکمیل پروسه آگاه کرده و زمان دریافت محموله را ارسال کند.

خصوصیات بی.پی.ام.اس مناسب

اولین خصوصیت مهم یک بی.پی.ام.اس پشتیبانی از استاندارد هاست:

  1. استاندارد تعریف فرآیندها. بی.پی.ام.ان بعنوان استاندارد مورد قبول در حوزه مدیریت و آی تی تعریف شده است. این زبان اجازه میدهد تا فرآیندها را بصورت گرافیکی و با قابلیت انعطاف با تعریف آکتورها و تسک ها نمایش داد.

  2. استانداردهای مربوط به وب سرویس ها. همانطور که اشاره شد در معماری سرویس گرا نقش عمده را لایه سرویس بازی میکند و امروزه بسیاری از نرم افزارهای کاربردی عملکردهایشان را براساس وب سرویس ها ارایه می دهند.

  3. استانداردهای مربوط به رد و بدل کردن داده ها.

خصوصیت دوم داشتن محیط مدل سازی فرآیندها و شبیه سازی آنهاست. معمولا فرآیند ها را تحلیل گران کسب و کار تعریف می کنند که تخصص آی تی ندارند. در عین حال پس از تعریف فرآیندها متخصیصن آی تی در گیر میشوند تا اتصالات لازم بین بی.پی.ام.اس و نرم افزارها را برقرار کنند. یک محیط یکپارچه که به این انواعمعماری،یران اجازه کار بر روی فرآیند ها را بدهد بسیار مطلوب و شاید ضروری است.

قابلیت اتصال به بانکهای اطلاعاتی و انباره های اطلاعاتی را میتوان خصوصیت مهم دیگر در نظر گرفت. اگر چه در مدل سرویس گرا تاکید به اتصال به سرویس ها به جای اتصال مستقیم به داده هاست ولی بسیاری از مواقع سرویس مناسب ممکن است وجود نداشته و لذا برای رد و بدل کردن اطلاعات نیاز به اتصال مستقیم به بانک یا انباره است.

قابلیت تعریف کاربران و گروههای کاربری. در تعریف فرآیندها همواره لازم است تا آکتورها را مشخص نمود. مثلا یک فرآیند فروش آکتورهایی از نوع مشتری؛ حسابدار و انباردار وجود دارند. این آکتورها میتوانند یک فرد؛ گروهی از افراد و یا یک آکتور غیر انسانی (مثلا ای میل آدرس) باشند.

امکان تعریف فرمها و صفحات اطلاعاتی. اگر چه کار اصلی یک بی.پی.ام.اس اجرای فرایند و برقراری اتصال با نرم افزارهای دیگر است ولی بسیاری از مواقع بعضی از اطلاعات لازم در هیچ نرم افزاری تعبیه نشده و بنابراین نیاز است تا فرم جدید یا صفحه اطلاعاتی ایجاد شود.

داشبورد. یک داشبورد که وضعیت فرايندها را نشان می دهد برای هر استفاده کننده مورد نیاز است. همچنین برای مدیران یک داشبورد وضعیت کلی فرآیندهای شرکت را به تصویر می کشد.

داشتن زبان اسکریپتینگ قوی. برای اینکه بتوان مدیریت فرآیندها را با قابلیت انعطاف بالایی انجام داد داشتن امکان پیاده سازی تکه برنامه های پیچیده و بنابراین داشتن یک زبان اسکریپتینگ قوی ضروری است.

جمع بندی

با توجه به هزینه بالای ای.آر.پی. ها و نیازمندیهای آن نظیر تغییرات بعضا گسترده در فرآیندهای سازمانی؛ بسیاری از مدیران در بکار گیری ‌آنها با تردیدهای جدی مواجه هستند. از طرف دیگر آنها نیاز به یکپارچه سازی سیستم ها را نیز احساس می کنند. در چنین شرایطی است که امروزه استفاده از بی.پی.ام.اس. ها بعنوان یک راه حل جایگزین مناسب در موسسات مورد توجه است.

یک بی.پی.ام.اس. با فراهم سازی بستری چابک اجازه بکارگیری سیستم های موجود و فرآیندهای سازمان را در عین اینکه یکپارچه سازی های لازم را ایجاد می کند میدهد. بدین ترتیب به جای اینکه سازمان و استفاده کنندگان؛ خود را با سیستم مطابقت دهند (مدل ای.آر.پی.) این بی.پی.ام.اس. است که سیستم را برای استفاده کنندگان تطبیق می دهد.

درباره نویسنده

مطالب مرتبط

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *