منوی بالا را از قسمت نمایش -> فهرست انتخاب کنید

گوگل داکس، ابزاری برای کار گروهی

حسن ابوالحسنی

گوگل داکس،

ابزاری برای کار گروهی

مقدمه

گوگل داکس (Google Docs) مجموعه ابزاری برای ایجاد مستندات آفیس نظیر مستندات متنی و اسپرد شیت (spreedsheet) است. این مجموعه توسط گوگل توسعه پیدا کرده و برای تولید و ویرایش آنلاین مستندات آفیس از طریق وب و موبایل میتواند مورد استفاده قرار گیرد.

گوگل داکس برای استفاده شخصی و استفاده از طرف موسسات آموزشی مجانی است. شرکتها هم با پرداخت حق اشتراک می توانند از این محصولات استفاده کنند.

از مزایای استفاده از این مجموعه می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • دسترسی به مستندات از هر جا. با توجه به اینکه مستندات بر روی سرورهای گوگل ذخیره می شوند دسترسی از هر جا امکان پذیر است.

  • دسترسی از هر وسیله. این مجموعه از طریق وب و اپ های ایجاد شده برای آیفون و آندروید از هر دستگاهی قابل استفاده هستند.

  • امکان کار همزمان بر روی مستندات. همزمان چندین نفر میتوانند به ویرایش مستندات پرداخته که باعث ساده سازی کار گروهی می شود.

  • قابلیت دانلود مستندات برای ویرایش آفلاین.

  • قابلیت به اشتراک گذاری مستندات.

  • امکان مشاهده ورژن های قبلی مستندات.

  • با ذخیره سازی مستندات در گوگل درایو از امکاناتی نظیر جستجوی مستندات میتوان استفاده کرد.

  • تایپ از طریق صحبت. این ویژگی که برای زبان فارسی نیز قابل استفاده است، امکان تایپ سریع را فراهم می کند.

  • امکان جستجو در وب از داخل مستندات.

  • افزونه ها. تعداد قابل توجهی افزونه برای کار روی مستندات ایجاد شده است.

  • مشاهده و تبدیل مستندات با فرمت های زیر:

    • For documents: .doc (if newer than Microsoft Office 95), .docx, .docm .dot, .dotx, .dotm, .html, plain text (.txt), .rtf, .odt

    • For spreadsheets: .xls (if newer than Microsoft Office 95), .xlsx, .xlsm, .xlt, .xltx, .xltm .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab

    • For presentations: .ppt (if newer than Microsoft Office 95), .pptx, .pptm, .pps, .ppsx, .ppsm, .pot, .potx, .potm

    • For drawings: .wmf

    • For OCR: .jpg, .gif, .png, .pdf

قابل توجه است که در خود گوگل مهندسین نرم افزار و بقیه کارکنان از این ابزار در کنار جی میل و تقویم برای انجام طراحی نرم افزار و مستندات مربوطه دیگر و کار بصورت گروهی بر روی ایده ها و به اشتراک گذاری آنها استفاده می کنند. در این شرکت هیچگونه نرم افزار آفیسی نظیر نرم افزارهای مایکروسافت یا اپل استفاده نمی شود چرا که ایده اصلی امکان کار گروهی در پروژه هاست.

در ادامه این مقاله امکانات اصلی این مجموعه بررسی می شود.

مستندات متنی

مستندات متنی برای نگارش نامه ها، پروپوزال ها، مقالات و غیره مورد استفاده قرار می گیرند و همه مجموعه آفیس های موجود شامل نرم افزاری برای ویرایش چنین مستنداتی هستند.

آنچه نرم افزار گوگل را متمایز می کند امکان ویرایش متن بصورت همزمان بوسیله چندین نفر است. این کار باعث می شود تا همکاری در ایجاد مستندات به طرز شگفت انگیزی ساده شده و کارایی گروه بالا رود. همان طوریکه در شکل بالا دیده می شود هر شخص میتواند نگارش دیگران را بصورت آنلاین نیز دنبال کند. یکی از کاربردهای جالب در گوگل انجام مصاحبه های تلفنی با استفاده از این نرم افزار است. به این صورت که در زمان مصاحبه یک مستند متنی بین مصاحبه کننده و مصاحبه شونده به اشتراک گذاشته می شود. این دو همزمان با مکالمه تلفنی سوالات خود و جواب طرف مقابل را در مستند نگارش می کنند و به این ترتیب آنچه در طول مصاحبه ثبت می شو سپس به عنوان مستندات مربوط به مصاحبه در اختیار تصمیم گیرندگان قرار می گیرد و در فایل مربوط به مصاحبه شونده ثبت می شود.

در ادامه مروری بر امکانات این نرم افزار آورده شده است.

ایجاد و یا ایمپورت (import) مستندات

از طریق گوگل درایو و یا گوگل داکس میتوان مستند جدیدی ایجاد کرد. همچنین اگر فایلی نظیر فایلهای مایکروسافت وورد و یا فرمتهای دیگری که در بخش قبلی اشاره شد را در گوگل درایو آپلود کنید میتوانید با کلیک کردن روی آنها در این نرم افزار آنها را ویرایش نمایید.

تغییر فونت، استایل، رنگ و غیره

نوار ابزار این نرم افزار امکانات لازم برای اعمال مفید روی متون را فراهم می کند:

به اشترک گذاری

میتوانید یک مستند را با افراد یا گروهها به اشتراک گذاشته و مشخص کنید چه نوع دسترسی بکار رود. دسترسی می تواند برای ویرایش، کامنت گذاری و یا تنها نگاه کردن باشد. افراد یا گروهی که مستند را با آنها به اشتراک می گذارید ای میلی با لینکی در آن دریافت می کنند که از طریق آن میتوانند به مستند دسترسی داشته باشند. حتی میتوان یک مستند را از طریق شبکه های اجتماعی نظیر فیس بوک، تلگرام و غیره به اشتراک گذارد.

اضافه کردن کامنت ها و جواب به آنها

میتوان قسمتی از متن را انتخاب کرد و کامنتی بر روی آن گذاشت. کامنت ها در حاشیه سمت راست مستند ظاهر شده و می توان به آنها جواب داد که در زیر کامنت قرار می گیرد.

پیشنهاد برای ویرایش (suggest edits)

با چنین امکانی به جای اینکه مستقما متن را عوض کرده یک نفر میتواند به نویسنده پیشنهاد برای تغییر بدهد. آنگاه اگر نویسنده پیشنهاد را قبول کرد متن جایگزن می شود.

چت کردن مستقیما از داخل مستند

مستقیما با افرادیکه در حال ویرایش یا نگاه کردن به مستند هستند میتوانید از این طریق تعامل داشته باشید:

چاپ یا دانلود مستند

مستقیما میتوان یک مستند را چاپ کرد و همچنین یک کپی از آنرا با فرمت دلخواه دانلود کرد.

ای میل یک کپی از مستند

از این طریق میتوانید یک نسخه از مستند را به عنوان اتچمنت () به ای میل دلخواه ارسال کنید.

مستندات اسپرد شیت

این نرم افزار نیز مانند گوگل داکس هم بر روی وب و هم بر روی موبایل قابل استفاده بوده و امکانات مشابه داکس از قبیل ویرایش همزمان، قابلیت به اشتراک گذاری، امکان کامنت گذاری، ذخیره سازی بر روی سرورهای گوگل و نظایر آنرا فراهم می سازد. یکی از ویژگیهای جالب این نرم افزار امکان تولید چارتهای مختلف با کمترین تلاش از طرف کاربر است.

همچنین می توان مستندات اسپرد شیت به فرمتهایی نظیر مایکروسافت و غیره را ویرایش و تبدیل نموده و مستندات تولید شده را به فرمت های مختلف شامل پی دی اف، مایکروسافت و نظایر آن دانلود نمود.

امکان دیگر جدیدا اضافه شده قابلیت ویرایش بصورت آفلاین است که به این ترتیب اگر به اینترنت متصل نباشید هنوز میتوانید مستند را ویرایش کرده و هنگامیکه به اینترنت اتصال برقرار شد بصورت خودکار مستند بر روی سرور ذخیره خواهد شد.

مستندات پرزنتیشن

این نرم افزار هم ویژگیهای اصلی اشاره شده برای مستندات متنی و اسپردشیت را دارا می باشد:

  • ایجاد و ویرایش پرنتیش ها بصورت گروهی

  • به اشتراک گذاری

  • قابلیت کامنت گذاری

  • ذخیره بر روی سرورهای گوگل

  • دسترسی از طریق وب و موبایل

از امکانات منحصر بفرد نیز می توان به این موارد اشاره کرد:

  • ارایه پرزنتیشن ها بر روی ویدیو کنفرانس. با استفاده از Google hangouts میتوان در هنگام یک ویدیو کنفرانس پرزنتیشن هم نمایش داد. این امکان بطور گسترده در خود گوگل برای جلسات گروهی که اغلب شرکت کنندگان از مکانهای مختلف در جلسه حضور دارند بطور گسترده استفاده می شود.

  • امکان ارایه پرزنتیشن بر روی تلویزیون با استفاده از Google chromecast. به این ترتبیب به جای استفاده از دستگاههای نمایش اسلاید می توان در یک کلاس درس یا کنفرانس از یک تلویزیون معمولی برای ارایه ها استفاده کرد.

جمع بندی

چندین دهه است که نرم افزارهای آفیس نقش مهمی در صنعت و آموزش بازی می کنند. با نرم افزارهای تولید شده در گوگل بعد جدیدی به این نرم افزارها داده شده که همان امکان کار گروهی بصورتی بسیار کارا است. نویسنده خود بصورت روزمره از این نرم افزارها در گوگل استفاده می کند و شاهد است که چگونه کار با آنها به همراه جی میل و تقویم گوگل توانسته کارایی عملکرد در مقایسه با مشاغل قبلی را بطرز چشمگیری گسترش دهد.

البته در شروع استفاده از هر تکنولوژی جدید زمانی لازم است تا یک شخص یا سازمان خود را به نحوه استفاده از آن عادت داده و بتواند الگوهایی برای استفاده بهینه از آن ایجاد نماید. ولی پس از آن مرحله اولیه و با ایجاد فرهنگ کاری مناسب از این مجموعه نرم افزار می توان برای سازماندهی بهتر کارها و افزایش کارایی شخصی یا سازمانی بخوبی بهره جست.

درباره نویسنده

مطالب مرتبط

1 نظر

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *