انتخاب BPMS مناسب برای شما
وقتی به فروشندگان سیستم‌های BPM و گردش کار گوش می‌کنید، حرف‌های یکسانی می‌شنوید. ظاهر این برنامه‌ها نیز بسیار به هم شبیه است. اما همه راه‌حل‌های سیستمی BPM یکسان نیستند. هر کدام از آنها بگونه‌ای بهینه شده‌اند که با مجموعه خاصی از فرآیندها، الزامات مربوط یکپارچگی، رابط کاربر، نیازمندی‌های مربوط به کنترل خطاها و بهبود مدیریت عملکرد بهتر کار بکنند. هر یک فرضیات خاصی در مورد نقش‌ها و مهارت‌های مورد نیاز طراحان فرآیند دارند. یافتن یک راه حل BPM متناسب با نیازهای شما کار ساده‌ای نیست. برای همین ما در انتخاب BPMS شما را یاری می‌کنیم.
معمولاً هر فروشنده راه‌حل BPM سه وعده اصلی به شما می‌دهند:
- شما توانایی انجام همه فرآیندهای عملیاتی، گردش کار بین افراد، یکپارچگی با نرم‌افزارهای سازمانی، پردازش درونی، پردازش خطاها و انتقالات را دارید
- تضمین می‌شود شما توانایی ارتباط مطمئن با هر سیستم خارجی را بدون در نظر گرفتن مکان، سیستم عامل، ارتباطات، زبان برنامه‌نویسی یا مدل را دارید
- شما امکان مدیریت معیارهای کسب و کار را در زمان واقعی با هشدارهای واقعی دارید و اقدامات ناشی از انحراف معیار از اهداف و توافق‌نامه‌های خدمات قابل مشاهده است.
در واقع BPMS ها مجموعه سه مجموعه نرم‌افزار هستند. نرم‌افزارهای گردش‌کار، زیر ساخت نرم‌افزاری یکپارچگی سازمانی (EAI) و بهبود عملکرد و نرم‌افزار هوش‌تجاری (BI)
مواردی که باید در انتخاب BPMS در نظر گرفته شود عبارتند از:
- نوع فرآیند
- چه کسی مدل را تعریف و نگهداری می کند
- راه حل واحد یا بستر قابل استفاده مجدد
- نیاز مدیریت عملکرد
- بلوغ فناوری
- بلوغ فروشنده
معیارهای کلیدی انتخاب برای استفاده عبارتند از:
- متناسب بودن با نوع فرآیند کسب و کار (متناسب با فرایندهای کاری شماست)
- طراحی و استقرار فرآیند (چه کسی راه حل را طراحی می کند؟)
- یکپارچگی با سایر نرم‌افزارهای سازمان(راه‌حل‌های متفاوتی در این زمینه وجود دارد)
- مدیریت عملکرد (بین BPMSهای مختلف بسیار متفاوت است)
- هزینه راه‌اندازی
- نبحر و بلوغ تأمین کننده سیستم
عوامل زیادی در طراحی یک راه حل BPM نقش دارند. این موارد عبارتند از:
- قابلیت پیاده‌سازی گردش‌کار به صورت ساختاری در مقابل مشارکتی و موقتی
- درجه تغییر فرآیند (آیا قوانین ثابت است یا دائماً تغییر می‌کنند؟)
- داده یا محتوا محور؟
- نیازمندی‌های یکپارچه‌سازی برنامه
- آیا فرآیند منوط به وقایع خارجی به صورت لحظه‌ای پوشش داده می‌شود؟ (اصلاح یا لغو سفارش)
- شرایط بازیابی معامله شما چیست؟
- تا چه اندازه باید مقیاس پذیر باشید؟
فروشندگان راه‌حل‌ها BPM به سه گروه عمده تقسیم می‌شوند:
- داده محور و یکپارچه‌گرا
- گردش کار محور داده
- محتوا محور گردش کار
تفاوت زیادی در نحوه رتبه بندی این فروشندگان وجود دارد و اطلاعات آن هر سال توسط گرو‌ه‌های تحقیقاتی مرتبطی مانند گارتنر و یا گروه متا تحلیل و رتبه‌بندی می‌شود.
طراحی و استقرار فرآیند یکی دیگر از معیارهای انتخاب BPMSاست. با برخی از محصولات، شما نیاز به برنامه‌نویسی بسیار بیشتری دارید. طراحی فرآیند یک کار تیمی است که نیاز به همکاری بین مدیران کسب و کار و متخصصان IT دارد. ایده نهایی BPMSها پیاده‌سازی «فرآیند بدون برنامه‌نویسی» است که به برنامه‌های موجود به صورت سرویس دسترسی داشته باشد. تبدیل‌کننده‌های داده، داده‌های فرآیندها را به پیام قابل درک تبدیل کند. فرآیندهای قابل استفاده مجدد به راحتی دردسترس باشد. برخی از سیستم‌های BPMS مبدل‌های زیادی ارائه می‌دهند در حالی که برخی دیگر تعداد معدودی مبدل ارائه می‌دهند. همچنین مهم است که BPMS انتخابی شما از چه رابط کاربری در طراحی و مدل‌سازی فرآیندها استفاده می‌کند. انتخاب BPMS ی که ابزار مدل‌سازی مناسب داشته باشد که بتواند فعالیت‌های نظیر ساخت انواع فیلدهای داده، امکان افزودن پیوست‌های محتوا همراه با دستورالعمل اجرایی همراه آنها را داشته باشد می‌تواند خیلی به شما کمک بکند. دقت داسته باشید که رابط کاربر یک صفحه وب ساکن نیست و قسمت عمده‌ای از هزینه توسعه مربوط به ایجاد این رابطهای کاربری است.
در قسمت بهبود مدیریت عملکرد و ایجاد داشبورد مدیریت نیاز به نظارت بر داده‌های فرآیندها و زمان رخداد آنهاست. در انتخاب BPMS دقت داشته باشید که به چه داده‌های برای داشبورد خود احتیاج دارید و آیا آن BPMS آنها را در اختیار شما قرار می‌دهد.
در نهایت دقت داشته باشید که معمولاً انتخاب BPMS با توجه به پارامترهای اساسی زیر است:
- انواع فرآیندهای قابل تعریف
- مهارت‌های مدل‌سازی مورد نیاز
- معماری و روشهای یک پارچه‌سازی و ادغام با سیستم‌های موجود
- ویژگی‌های مدیریت عملکرد
- میزان بلوغ محصول
دقت داشته باشید که از دید فروشنده‌ها محصولاتشان همیشه بهترین این موارد را دارا هستند. اما با کمی جستجو و مشاور شما حتما موفق به انتخاب BPMS مناسب با کسب و کار خود می‌شوید. مناسب به این معنی است که به آن تکلیفی شما از BPMS می‌خواهید عمل کند.
